Закон делегирования

1. Формулировка закона

Закон делегирования: наделение полномочиями на определенный срок дает право.

2. Положительное понимание, которое помогает делегировать

«Работая 24 часа в день, человек может себя утроить. Чтобы умножить себя больше, чем в 3 раза, единственный выход — научить других принимать на себя часть вашей работы» (Д. Риковер).

«Эффективное делегирование — высший вид эффективной человеческой деятельности» (Стивен Кови).

«Брак – делегирование полномочий жене» (Валерий Филатов).

«Через делегирование вырастает молодая смена, воспитываются будущие руководители».

«Делегаты, поехавшие на съезд, представляют интересы отправивших их людей».

«Делегирование полномочий мотивирует сотрудников на исполнительность».

«Чтобы вы были свободны, вам необходимо делегирование» (А.М. Милов).

«Благодаря делегированию у руководителя освобождается время для решения других, более важных, ответственных задач», и др.

3. Механизм формирования умения делегировать

Делегирование полномочий — это часть эффективного управления и руководства. Делегирование осуществляется через наделение полномочиями на определённый срок. Наделить – значит дать надел, сделать собственником части своих полномочий, перепоручить их другому. Причём, делегирование может происходить в направлении как сверху-вниз, так и снизу-вверх.

Рассмотрим сначала вариант наделение полномочиями сверху-вниз. Здесь руководитель организации, коллектива людей передаёт часть своих обязанностей, задач, функций другим подчинённым (заместителям, ответственным лицам). У полномочий есть определённые рамки, в пределах которых может действовать исполнитель. Устанавливается срок – временное ограничение, в течение которого предполагается выполнение тех или иных полномочий, задач.

Например, руководитель строительной организации поручает своему подчинённому задачу — контролировать строительство важного для города социального объекта (детский сад, школа, больница). Ему предоставляются ресурсы (материалы, техника, деньги, рабочие люди), даются полномочия распоряжаться этими ресурсами на своё усмотрение (руководить, управлять), даётся срок, за который планируется возведение объекта и введение его в эксплуатацию (1,5 года), это срок действия его полномочий.

Здесь руководитель передаёт часть своих управленческих функций, часть своей ответственности своему помощнику, на которого делегируется эта задача. При этом помощник не отделяется от руководителя в «свободное плавание». Он держит его в курсе всего происходящего на вверенном ему объекте (даёт отчёт своему директору), при возникновении вопросов, трудностей обращается за советом и помощью. Его полномочия ограничены рамками: управление строительством конкретного объекта, управлять другими объектами он не может, ограничен временным сроком.

Для чего нужно делегирование? Делегирование – это проявление разумной необходимости, метод эффективного управления. Делегирование необходимо, когда один человек не может управлять всем, всё контролировать, вникать и решать все вопросы и задачи. Не может физически и морально, по времени, из-за большой нагрузки и большого круга задач. Он передаёт часть своих полномочий другим. Либо делегирование применяется, когда руководителю нужно отлучиться на какой-то срок в связи с болезнью или отпуском. Назначается исполняющий его обязанности, как правило, заместитель. Делегирование применяется, когда руководителю нужна помощь.

Другой пример наделения полномочиями — во многих семьях есть старшие и младшие дети, и когда родителям нужно вместе куда-то уйти (по делам, на концерт), то они делегируют часть своих полномочий старшему ребёнку. Ему поручается следить и ухаживать за младшим, в нужное время покормить, сменить памперс, поиграть с ним, убрать за ним, уложить спать. Поручается позвонить родителям в случае возникновения трудностей. Младшем ребёнку говорится, чтобы он не капризничал и во всём слушался старшего, тем самым подтверждаются полномочия, выданные ему родителями. Даётся срок осуществления полномочий – до возвращения родителей домой. Через такое делегирование передаётся положительный опыт родителей следующему поколению: навыки ухода за ребёнком и его воспитания, формируются самостоятельность и ответственность.

Делегирование может происходить в направлении снизу-вверх. В случаях, когда есть большой коллектив или группа людей, и каждый из них не может принимать участие во всех вопросах управления, осуществления всех своих полномочий, тогда люди выбирают из своих рядов делегата (депутат, мэр, президент) и наделяют его определёнными полномочиями (законотворческая деятельность, управление городом, государством) на конкретный срок (4, 5, 6 лет). В результате наделения полномочиями должностное лицо получает право их выполнять.

Например, все жильцы дома объединяются и выбирают путём голосования председателя Совета дома, наделяют его полномочиями (контролировать эффективность и качество работ, выполняемых управляющей компанией, подписывать акты, созывать собрания жильцов дома, согласовывать план работ на год и другое).

Что необходимо учитывать при делегировании?

Проводится подбор подходящей кандидатуры из нескольких вариантов.

Важно доверие со стороны делегирующего. Если его нет, то и передавать полномочия он не захочет. «Делегирование полномочий требует доверия и уверенности со стороны менеджеров и их персонала» (П. Веллингтон). Доверяют больше тому человеку, кого знают (его плюсы и минусы, плюсы должны перевешивать при принятии решения), тому, у кого есть опыт, подготовка, готовность к принятию и выполнению полномочий.

Хотя могут быть определённые обстоятельства, ситуации, когда готовности и опыта может и не быть изначально, а они появляются позже в процессе осуществления полномочий. Ситуация, когда нет других кандидатов: произошла критическая, аварийная ситуация, требующая безотлагательного разрешения и нет времени на подбор кандидатов.

Делегирование помогает, если подчинённый лучше, чем руководитель разбирается в каком-то вопросе, глубже, тоньше его понимает. И именно ему передаются данные полномочия (например, в любой организации юридические вопросы поручаются юристам, финансовые главному бухгалтеру).

При делегировании необходимо решение на наделение полномочиями со стороны руководителя и согласие на принятие их со стороны заместителя, важна добровольность, осознанность согласия. Если нет решения и согласия, то передачи полномочий не произойдёт.

Момент наделения закрепляется словесно («с этого момента вы выполняете, отвечаете за то-то и то-то») или документально, оформлением приказа о назначении, публичным вступлением в должность, выдачей удостоверения.

При делегировании полномочий всегда предусматривается и обговаривается механизм их обратного отзыва раньше установленного срока при определённых условиях (если человек не справился, совершил растрату, должностное преступление).

В результате делегирования у подчинённых появляется право делать то, что предусмотрено в рамках полученных полномочий (принимать решения, распоряжаться деньгами, материалами, давать поручения работникам и др.).

Что мешает делегированию?

Недоверие. Необоснованное подозрение человека в неблаговидных проступках, неспособности что-то выполнять помешает руководителю делегировать ему полномочия.

Самость. Стремление руководителя решение всех вопросов и выполнение всех дел брать на себя мешает ему делиться полномочиями и ведёт к перегрузке, нервному срыву, моральному и физическому истощению.

Чрезмерность. «Разбивая работу на множество отдельных участков и поручая их множеству отдельных работников, вы можете зайти так далеко, что уже никто не будет представлять себе процесс в целом и колеса начнут вращаться вхолостую» (Б. Гейтс).

Доверчивость. Передача полномочий без наличия сведений о человеке, его моральных качествах, «наобум», без проведения контроля руководством может привести к злоупотреблению служебным положением и причинением материального и морального ущерба организации.

Безграмотность. При делегировании обязательным остается контроль ситуации руководителем. Если руководитель в чем-то не разбирается и отдает дело другому человеку, так и не вникая в него, значит, он теряет над ним контроль. Это уже не делегирование. «Тот, кто делегирует полномочия, не зная деталей дела, которое перепоручает другим, рискует оказаться ненужным» (Гарольд Дженин).

Возможны другие ошибки.

4. Ошибочное представление о делегировании и положительное понимание термина

5.1. Что дает человеку умение делегировать

• Разгрузку от дел и обязанностей, которые могут быть поручены другим.
• Эффективность управления крупными процессами, большими коллективами.
• Помощь и поддержку со стороны подчинённых.
• Формирует ответственный подход к выбору кандидата.
• Освобождает время.
• Учит доверять людям.

5.2. Что дает окружающим людям умение человека делегировать

• Право выполнять работу в рамках полномочий.
• Ответственно относиться к выполнению своих обязанностей.
• Дисциплинирует завершать в полученный для выполнения полномочий срок.
• Приобретение новых навыков и способностей.
• Умение разделять часть ответственности за результат вместе с руководителем.
• Пользу всему коллективу, организации благодаря эффективному делегированию.